Best Practice DSAG-Jahreskongress 2024
Keynotes, Themensitzungen, Partnervorträge, Espresso-Sessions und ein attraktives Abendprogramm – wie jedes Jahr wartete der DSAG Jahreskongress auch 2024 wieder mit einem umfassenden Programm für die über 5000 Besucherinnen und Besucher auf. Wenn auf Konferenzen ein so abwechslungsreiches Programm mit zahlreichen Vorträge und Impulsen geboten wird, besteht die Gefahr, dass eine parallel stattfindende Partnerausstellung nicht die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden erhält, die von den Ausstellern erwartet wird.
Damit der Austausch mit der Community trotz der vielen Vorträge erfolgreich stattfindet, haben die Veranstalter einige wirkungsvolle Maßnahmen ergriffen, die wir hier als Best Practice teilen.
Zur Besucheraktivierung setzt die DSAG bereits seit Jahren erfolgreich eine Partner Rallye ein. Seit diesem Jahr haben wir nach positiver Zusammenarbeit mit der DSAG bei virtuellen Events die Digitalisierung und Durchführung der vorher als analog durchgeführten Partner Rallye übernommen.
Die Teilnahme an der als Multi-Station-Messegewinnspiel
angelegten Partner Rallye erfolgte in diesem Jahr erstmals über einen persönlichen QR-Code, der in die
Konferenz-App eingebunden ist.
Die QR-Code-Scans ermöglichen es den Ausstellern nach dem individuell durch die Teilnehmer erfolgten
Opt-In, DSGVO-konform Daten zur Leadgenerierung zu erfassen.
Gleichzeitig werden die Daten anonymisiert ausgewertet und dem Veranstalter bereitgestellt, um in
Echtzeit den Erfolg der Messeinteraktion zu beurteilen.
Ein Update, das sowohl die Besucher, Aussteller als auch die Veranstalter begeisterte!
DSAG-Jahreskongress Facts zur Messe
- DSAG-Jahreskongress vom 15.-17. Oktober in der Messe Leipzig mit mehr als 5.000 Teilnehmenden
- Vor Ort präsentierten sich SAP, DSAG und das gesamte Ökosystem
- Ausstellung mit 175 SAP-Partnern
Diese zentralen Herausforderungen haben wir mit der Digitalisierung der Partner Rallye gelöst:
Aus der engen Zusammenarbeit mit der DSAG und der erfolgreichen Umsetzung lassen sich einige Maßnahmen ableiten, die zum Erfolg der Partner Rallye beigetragen haben:
Einbindung des QR-Codes in Event App
Die Event App bot den Teilnehmern eine einzige Plattform, auf der sie alle relevanten Informationen finden konnten: Vom Zeitplan und Lageplan der Veranstaltung über Veranstaltungsdetails bis hin zur Event Rallye und interaktiven QR-Codes wurde ein nahtloses und attraktives Nutzererlebnis geschaffen.
Die Möglichkeit, mit dem interaktiven QR-Code in der Event App an der Partner Rallye teilzunehmen und Zugang zu den Benefits zu bekommen, bot einen klaren Mehrwert für Teilnehmer. Die Incentives erhöhten die Motivation für den Download der Event App signifikant und sorgten für einen spürbaren Push der Downloads. Gleichzeitig profitierte auch die Partner Rallye durch die prominente Platzierung in der App, denn auch die zahlreichen hochwertigen Hauptpreise wurden dort angeteasert.
Globale Einbindung von Stationen, Incentives und Multi-Station-Messegewinnspiel
Beim DSAG Jahreskongress wurden die Stationen nicht nur für ein Multi-Station-Messegewinnspiel genutzt, sondern darüber hinaus auch diverse Event-Rallye-Module eingesetzt.
Bereits direkt nach dem Check In gab es für die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich an einer im Eingangsbereich prominent platzierten Station ein hochwertiges Give Away zu sichern – und damit den ersten Kontakt mit dem Funktionsprinzip der Partner Rallye. Das Angebot wurde von über 4000 Besuchern der Konferenz angenommen und erleichterte es den Teilnehmern, sich mit der Handhabung des Systems vertraut zu machen.
Auch für den Zugang zu besonderen kulinarischen Angeboten wie Crepes, Frozen Yoghurt und einer Saftbar wurde die Event Rallye-Technologie genutzt. Durch die Nutzung nur des persönlichen Partner Rallye-QR-Codes für die Inanspruchnahme der Leistung wurde die Abwicklung sowohl für Besucher als auch die Dienstleister enorm vereinfacht: Da jeder Teilnehmer etwa nur einmal die Angebote in Anspruch nehmen konnte, fungierten die QR-Code-Scans gleichzeitig als digitale Gutscheine und ermöglichten es den Dienstleistern und Veranstaltern, den Überblick über die Ausgabezahlen zu behalten.
Real World Touchpoints
Zusätzlich zu der Integration in die digitale Event App und den Partnerstationen kamen die Konferenzbesucher an weiteren Punkten ihrer Teilnehmer-Experience mit der Rallye in Kontakt.
Der vom Veranstalter im Konferenz-CI gebrandete Rallye-Infostand spielte durch seine strategisch gute Positionierung eine zentrale Rolle dabei, die Teilnehmer für die Event Rallye zu gewinnen und während des gesamten Events zu unterstützen. Neben dem Promotion-Team, das die Besucher zum Mitmachen animierte und bei Fragen unterstützte, stand eine Projektleiterin von CONFGAMES den Ausstellern während der gesamten Veranstaltung als Ansprechpartnerin zur Verfügung. So konnten technische oder organisatorische Fragen sofort geklärt werden. Gleichzeitig wurde so sichergestellt, dass die Tablets und QR-Code-Scanner einwandfrei funktionierten und die Stationen jederzeit bespielbar waren. Die umfassende Unterstützung minimierte den Aufwand für die Organisatoren in den Bereichen Promotion, Projektmanagement, Kommunikation und Technik.
Durch die Integration in den zentralen Messestand des Veranstalters und die Erwähnung der Partner Rallye in der Keynote wurde der Bekanntheitsgrad der Partner Rallye erhöht. Darüber hinaus wurde prominent auf den interaktiven Anzeigetafeln für die Partner Rallye geworben. Die visuelle Auszeichnung der teilnehmenden Partnerstände auf dem Messeplan erfolgte sowohl in der Event App als auch an den zahlreichen Infosteelen.
Unser Fazit: der DSAG Jahreskongress war ein rundum gelungner Event, der Maßstäbe für zeitgemäße Konferenzen und Messen setzt.
Die Kombination aus digitaler Integration, attraktiven Anreizen und umfassender Unterstützung vor Ort bietet eine Blaupause für ähnliche Veranstaltungen, bei denen eine starke Einbindung der Aussteller und eine hohe Interaktion mit den Teilnehmenden angestrebt wird.
Neugierig geworden? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
Möchten Sie mehr über unsere Event Rallye und die Möglichkeiten für Ihre Events erfahren? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen – wir freuen uns darauf, Ihre Ideen mit Ihnen umzusetzen!