• EFDS V2019
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EFDS "V2019": Fachtagung inkl. Industrieausstellung

Branche: Forschung

Die Fachkonferenz der Europäischen Forschungsgesellschaft Dünne Schichten (EFDS) e.V. begeisterte ca. 400 Teilnehmer aus Energie, Bio, Medizin, Optik und vielen weiteren Branchen.

Die Veranstaltungskomponenten bestanden, neben CONFGAMES als Rahmenprogram, aus Plenarvorträgen, Workshops, einer Industrieausstellung, Besichtigungen, einem Fachkräfte Scouting.

Veranstaltungsrückblick: Vorbereitung und Ablauf

Um bei CONFGAMES mitzuspielen, benötigt es nicht viel Aufwand. Die Vorbereitung geht fast nahtlos mit den ohnehin notwendigen organisatorischen Schritten einher und läuft für den Veranstalter und die teilnehmenden Aussteller in direkter Abstimmung mit unserem CONFGAMES Projektmanagement.

Veranstalter tragen dazu bei, dass die Veranstaltungslocation über WLAN verfügt. Weiterhin ist CONFGAMES immer mit einem eigenen Stand, quasi als Aussteller auf einer Konferenz vertreten. So auch auf der EFDS V2019. Mit unserem Team und der Keynote direkt vor Ort konnten wir die Aufmerksamkeit für CONFGAMES zusätzlich steigern und die Teilnehmer und damit potentiellen Leads für die Aussteller aktiv ins Spiel holen. Signalgeber für alle teilnehmenden Aussteller sind unsere gelben Ballons - mit einem Durchmesser von 1m unverkennbar für die Konferenz Besucher.

Jeder der acht teilnehmenden Aussteller der EFDS V2019 hat die Auswahl der Preise getroffen und eigene spezifische Fragen formuliert - dies immer in Abstimmung und mit Unterstützung durch unser Team. Wir spielen diese Daten und das jeweilige Firmenlogo vor Veranstaltungsbeginn ein.

Für die Teilnehmer des Spiels gab es am wenigsten vorzubereiten: Sie erhalten einen NFC Chip bei der Akkreditierung direkt vor Ort, um die Antworten und eigenen Daten (Name und Email-Adresse) auf freiwilliger Basis entsprechend speichern zu können. Wie bei jeder Veranstaltung, war es auch auf der EFDS V2019 erforderlich, dass die Teilnehmer der Speicherung ihrer Daten an jeder Station = Aussteller explizit zustimmen. Grundsätzlich ist die Registrierung zu CONFGAMES erst zum Veranstaltungsbeginn möglich. Somit haben alle Spieler die gleichen Chancen. Nach jeder Station erhielten die Teilnehmer eine Information auf dem Tablet, wie viele Stationen ihnen noch für die Gewinnzone fehlten.

Der CONFGAMES Stand präsentierte nicht nur die zu gewinnenden Preise, wie beispielsweise ein iPad oder Frühstücksgutscheine, sondern war auch erster Ansprechpartner für Spielregeln und technische Anliegen während der gesamten Konferenz - sowohl für den Veranstalter, die Aussteller und natürlich die Teilnehmer.

Veranstaltungssetting

  • Technisch: 15 Tablets (für die Stationen und den CONFGAMES Stand), WLAN, Stromanschluss, Möglichkeit Monitor aufzustellen
  • Staff/Allgemein: 1 Hostess (erhält Briefing von CONFGAMES), Stand mit Preistisch und Monitor, Ballons

Wie ging es nach der Veranstaltung weiter?

Nach der Veranstaltung erhielten die Aussteller eine Statistik zur Konferenz (siehe rechts oben) und eine Teilnehmerliste. Diese Liste enthielt die Namen und Emailadressen der Mitspieler, die ihre Daten zur Speicherung und weiteren Verarbeitung, wie beispielsweise eine anschließende Kontaktaufnahme, freigegeben haben. Außerdem beinhaltet eine Auswertung grundsätzlich die Antworten der einzelnen Teilnehmer.

Bilder: EFDS – V2019 Katharina Grottker